Notice d’information concernant la protection des données à caractère personnel des stagiaires du Piment

La présente notice fournit les informations requises quant à la manière dont le PIMENT asbl, agissant en sa qualité de « Responsable du Traitement », traite les données à caractère personnel qu’elle collecte auprès des stagiaires inscrits ou en voie d’inscription à une formation au PIMENT.
Ces informations sont prescrites par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel des personnes physiques communément appelé « le RGPD ».

I. Base légale ou conventionnelle du traitement des données
Ces données à caractère personnel sont traitées par le PIMENT dans la mesure nécessaire à la gestion du parcours de formation du stagiaire et à sa relation juridique avec le stagiaire, sur la base :

de l’exécution du contrat de formation qu’il a avec lui ;
des obligations légales incombant au PIMENT;
des intérêts légitimes du PIMENT asbl comme par exemple : améliorer la qualité de son programme de formation, via l’élaboration d’indicateurs et de statistiques ou encore de maintenir un réseau d’anciens stagiaires.

II. Le responsable du traitement des données
Le Responsable du Traitement est le PIMENT asbl, dont le siège est établi à 1080 Bruxelles, rue de la Colonne 56, inscrit au répertoire des personnes morales sous le n° 0418 608 745.

III. Données personnelles collectées
Les données suivantes sont collectées :

Nom
Prénom
Domicile et lieux de résidence
Numéros de téléphone
Adresse email personnelle
Sexe
Date et lieu de naissance
État civil
Nationalité
Numéro national

IV. La finalité du traitement
Les données personnelles des stagiaires sont collectées et traitées, dans le cadre des finalités générales d’administration des stagiaires et de gestion des programmes de formation afin de :
• garantir l’identification certaine du stagiaire dans la gestion de son dossier et permettre l’établissement des documents le concernant ;
• pouvoir contacter le stagiaire en toute certitude ;
• déterminer le régime de financement spécifique de chaque stagiaire, établi en vertu de conventions de formations (1€/heure)

V. Durée de conservation
La durée de conservation des données est indéterminée afin de :
• certifier la réalité du parcours du stagiaire en cas de perte ou de destruction des certificats ou attestations qui en font foi ;
• s’assurer des conditions d’une éventuelle réinscription.

VI. Communication des données à des tiers
Dans le cadre des obligations légales et conventionnelles qui lui incombent, le PIMENT transférera les données personnelles des stagiaires aux autorités publiques belges (Actiris, COCOF, Bruxelles-Formation) et européennes (FSE), lesquelles financent les activités de formation du PIMENT.
Aussi, pour autant qu’elles soient compatibles avec la finalité ayant justifié la collecte des données, le PIMENT peut communiquer les données à des chercheurs dans le cadre d’enquêtes scientifiques ou statistiques réalisées par les autorités publiques, si ces données ont été rendues anonymes.

VII. Cas spécifique des données sociales
Des données à caractère social sont recueillies par les agent.es de guidance dans le cadre de demandes d’accompagnement social. Ces informations sociales concernent la situation familiale, sociale et financière du stagiaire comme par exemple la composition de ménage, les sources de revenus du stagiaire, etc.
• Finalités du traitement des données sociales
Ces données sont collectées et traitées aux fins de la gestion des demandes introduites par les stagiaires auprès des agent.es de guidance et notamment pour apprécier de manière objective leur situation, de manière à les orienter vers les services sociaux publics les plus adéquats.
Dans ce cadre, les données sont exclusivement traitées par les agent.es de guidance dans le respect des obligations déontologiques s’imposant à eux/elles.
Elles peuvent être transmises à d’autres membres du personnel du PIMENT eux-mêmes tenus au secret professionnel, lorsque cela est nécessaire pour permettre au stagiaire de bénéficier de son droit en les pseudonymisant au maximum.
• Durée de conservation du traitement des données sociales
Les données sociales sont conservées pendant la durée de l’inscription au PIMENT.

VIII. Personnes habilitées à accéder aux données
Les données énumérées ci-dessus ne sont accessibles aux travailleurs du PIMENT que dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leur mission.
Tous les membres du personnel sont tenus au respect de la confidentialité pour l’ensemble des données à caractère personnel gérées par le PIMENT.

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